}

De stap van Self-Service naar Service Automation

Medewerkers in organisaties raken steeds meer gewend aan het gemak om zaken zelf te regelen door bijvoorbeeld gebruik te maken van portalen zoals TOPdesk, Ultimo, HR, etc. Additionele aanvragen zoals (tijdelijk) toegang tot een applicatie, mailbox, map of een wachtwoord reset kan gemakkelijk zelf aangevraagd worden. Dit is al een mooie stap vooruit voor eindgebruikers. Echter, werkt Self-Service nog niet optimaal voor de helpdesk of een Managed Service Provider. Voordat een verzoek doorgevoerd mag worden, moet de helpdesk opzoek naar een akkoord van de desbetreffende manager/share-eigenaar/licentie-manager. Daarna moeten verzoeken handmatig verwerkt worden in het netwerk en het ticket worden afgemeld. Dit levert veel werk op, is niet efficiënt en foutgevoelig.

Wat is Service Automation?

De volgende stap in het efficiëntieproces, is Service Automation. Service Automation zorgt voor een naadloze gebruikerservaring. Aanvragen van middelen worden middels een workflow na goedkeuring direct doorgevoerd in het netwerk van de organisatie. De wijzigingsverzoeken worden zonder tussenkomst van een IT-medewerker 100% geautomatiseerd verwerkt. Eindgebruikers hoeven daarnaast niet te wennen aan een nieuw portaal. De service automation functionaliteit kan naadloos geïntegreerd worden met bestaande portalen. Via een widget in het bestaande portaal kan via de self-service-module een aanvraag ingediend worden om toegang te krijgen tot shares of applicaties die na goedkeuring worden toegekend.

Self Service automation

Waarom starten met Service Automation?

Wanneer uw organisatie al gebruik maakt van bijvoorbeeld TOPdesk Self-Service is Service Automation een mooie volgende stap richting het verder automatiseren van IT-processen. Omdat je het hele aanvraagproces automatiseert kunnen eindgebruikers net zoals ze dat voor privézaken gewend zijn zelf applicaties en andere services opzoeken en aanvragen, zonder tussenkomst van de helpdesk. Door de integratie met (Azure) Active Directory en meer dan 150 andere IT systemen & applicaties zorgt Service Automation ervoor dat wijzigingen na goedkeuring direct automatisch binnen de IT infrastructuur worden uitgevoerd. Ook worden ze na de gebruiksperiode weer automatisch ingetrokken, zodat er geen geld wordt uitgegeven aan ongebruikte en onnodige IT middelen. De helpdesk kan daardoor efficiënter worden ingezet en heeft meer tijd over voor technische uitdagingen. Dit alles resulteert in lagere supportkosten.

De verschuiving van on premise naar de cloud vormt een uitdaging bij het op orde houden van de interne ICT omgeving. Ook de steeds veeleisender wet- en regelgeving op het gebied van audits en beveiliging vereist dat de toegang tot en het gebruik van IT middelen worden bijgehouden en inzichtelijk gemaakt. Met HelloID Service Automation van Tools4ever beheersen managers hun workflow, kunnen ze aanvragen eenvoudig goed- of afkeuren en wordt iedere wijziging vastgelegd. Ook de gebruikers zelf houden controle over hun toegang tot de verschillende IT-diensten. Er is transparantie in het aanvraag- en goedkeuringsproces en vervuiling in het netwerk wordt voorkomen. Gedetailleerde rapporten maken inzichtelijk wie toegang heeft tot welke bronnen en wanneer licenties aflopen. Op een eenvoudige manier wordt zo aantoonbaar dat men voldoet aan de actuele wet- en regelgeving.

Laat Self-Service voor je werken!

Veel Managed Service Providers bieden eindklanten vandaag de dag een digitale werkplek waar onder andere Self-Service een belangrijk onderdeel van is. Echter, worden de additionele aanvragen door eindklanten vaak nog handmatig verwerkt door Managed Service Providers of wordt er veel tijd en geld gestopt in het ontwikkelen of door ontwikkelen van scripts om dit soort zaken deels te kunnen automatiseren. Door de end user API is het dashboard van HelloID gemakkelijk te integreren in bestaande portalen die eindklanten reeds gebruiken.

Service Automation is de volgende stap van Self-Service. Ook de taken van de helpdesk worden hierbij volledig geautomatiseerd. Dit betekent: géén lange wachttijden meer, lagere servicedesk kosten, tevreden eindgebruikers en hierdoor weer meer tijd voor innovatie.

Benieuwd naar de Service Automation mogelijkheden van Tools4ever? Lees de ervaringen van onze klant Tronox of download de Service Automation Flyer.

Liever contact met één van onze collega’s? Neem hier contact met ons op