Header Aan de slag met het importeren van HR-data

Importeren brondata uit een HR-systeem

Door: Maikel Baars

De Identity & Access Management (IAM)-oplossing HelloID verzorgt de identificatie, authenticatie en autorisatie van gebruikers. Een belangrijke rol hierbij is weggelegd voor HelloID Provisioning, een module die alles rondom het beheren van gebruikersaccounts en rechten verzorgt. Je bepaalt zelf uit welk bronsysteem HelloID Provisioning HR-gegevens ophaalt en naar welk doelsysteem de module deze data doorzet. In deze blog lees je hoe je op eenvoudige wijze een HR-systeem koppelt en HR-gegevens importeert. HelloID ondersteunt hoe je met behulp van op maat gemaakte velden iedere soort gegevens kunt inladen.

Ondersteuning voor nagenoeg ieder HR-systeem

HelloID biedt standaard ondersteuning voor een breed scala aan populaire HR-managementsystemen (HRMS). En hetzelfde geldt voor gangbare studenteninformatiesystemen (SIS). Voor vrijwel alle in Nederland verkrijgbare bronsystemen is een HelloID connector beschikbaar. Heeft Tools4ever nog geen connector beschikbaar voor een specifiek HR- of bronsysteem? Dan kunnen wij deze voor je ontwikkelen, maar je kan dit ook zelf.

Ondersteuning voor bijna elk bronsysteem

Sommige organisaties vertrouwen op op maat gemaakte systemen, die vaak in eigen beheer zijn ontwikkeld. Of bepaalde personen staan niet in het HR-systeem, maar in een andere bron. Dat betekent dan niet dat het importeren van gegevens uit deze bronsystemen onmogelijk is. HelloID’s PowerShell source-systeem biedt uitkomst en zorgt voor veel flexibiliteit. Met behulp van dit systeem kan je via de Provisioning-module brongegevens uit nagenoeg ieder bronsysteem uitlezen. De enige voorwaarde is dat er een koppelvlak beschikbaar is om data uit te lezen en/of te schrijven.

Personen importeren

Met behulp van een HelloID-connector kan je gegevens van werknemers inladen in HelloID. Het eerste deel van de connector laadt de personen in. Je bepaalt zelf hoe en waar vandaan je deze informatie ophaalt. Ook kan je zoveel personen importeren als je zelf wilt, tot een limiet van 30.000. Wel is het noodzakelijk dat gegevens van iedere gebruiker in ieder geval één uniek veld bevat dat de gebruiker identificeert. Denk hierbij aan een personeelsnummer of een medewerkernummer.

Personen importeren uit bronsysteem

Door het importeren van je HR-gegevens kan je allerlei informatie in HelloID inladen. Bijvoorbeeld de identiteit van gebruikers, maar ook informatie over hun werkverband. Denk hierbij aan de start- en einddatum van hun contracten, kosten verbonden aan een specifieke medewerker en voor welke afdeling een werknemers actief is. Ieder object verbonden aan werknemers dat je met behulp van een connector inlaadt is opgeslagen als een hash table object.

Afdelingen importeren

Zeker bij grotere organisaties werken medewerkers vaak als onderdeel van een specifieke afdeling. Aan welke afdeling een werknemer is verbonden haalt HelloID op met behulp van de eerdergenoemde personen synchronisatie. Je kunt echter ook informatie over de verschillende afdelingen en de onderlinge hiërarchie binnen je organisatie eenvoudig inladen in HelloID.

Dit doe je met behulp van het tweede onderdeel van de connector. Dit is bijvoorbeeld interessant voor het bepalen van de relatie tussen managers en medewerkers. Informatie over afdelingen slaat HelloID los van personen en contracten op. Belangrijk, want zo kan je meerdere personen en contracten aan één afdeling koppelen.

Automatisch synchroniseren inplannen

Ieder personeelsbestand kent verloop. Het is dan ook van belang dat de HR-gegevens waarover HelloID beschikt up-to-date zijn. Dit stel je zeker door het dagelijks geautomatiseerd importeren van HR-gegevens volgens een vaste planning. Je bepaalt zelf wanneer deze import exact plaatsvindt.

Het aanmaken van een planning voor het importeren van gegevens uit een HR-systeem is eenvoudig. Je geeft simpelweg een naam op voor de import, selecteert uit welk systeem je gegevens wilt ophalen en kiest een tijdvak van een uur. Je ziet hierbij aan de hand van kleuren in één oogopzicht op welke momenten op de dag de serverbelasting hoog of juist laag is. HelloID bepaalt aan de hand van deze serverbelasting wanneer binnen het gekozen tijdvak de synchronisatie wordt uitgevoerd. Is het gekozen uur druk dan kan het zijn dat de synchronisatie niet direct, maar bijvoorbeeld een kwartier later start. Je kan maximaal drie synchronisatiemomenten per dag inplannen.

 

Het importeren van HR-gegevens kan je volledig geautomatiseerd laten uitvoeren. Houd je zelf liever de controle? Dan kan je dit proces ook handmatig uitvoeren. Zo kan je HelloID ook een evaluatie laten uitvoeren. Met een evaluatie krijg je een forecast van het netto effect van wat HelloID zou gaan doen. Dit betekent in de praktijk dat het systeem aan de hand van ingestelde regels in kaart brengt welke acties het uitvoert op eindgebruikers, zonder dat het deze wijzigingen daadwerkelijk uitvoert. Je krijgt hierdoor nauwkeurig inzicht in de acties die HelloID als onderdeel van de import wilt uitvoeren. Ben je het met de voorgestelde acties eens? Dan kan je deze met een zogeheten ‘enforcement’ uitvoeren op doelsystemen. Dit opgedeelde proces biedt zorgt er voor dat je tijdens wijzigingen in de configuratie altijd eerst de impact kan controleren voordat je HelloID de opdracht geeft deze uit te voeren.

Meerdere bronsystemen configureren

In sommige gevallen werken organisaties met meerdere bronsystemen. HelloID biedt hiervoor ondersteuning en kan gegevens uit meerdere systemen importeren en combineren. Je voegt in dit geval simpelweg meerdere HR-systemen toe als bronsysteem.

Meerdere bronsystemen tegelijkertijd koppelen

Welke bronsystemen je precies hebt ingesteld zie je in een oogopslag via het Provisioning dashboard. Klik hiervoor op het Source Systems-icoon, waarna HelloID je een overzicht toont van alle systemen waarmee HelloID is verbonden. Ook zie je direct wanneer de gegevens uit dit systeem voor het laatst zijn geïmporteerd en hoeveel personen hierbij zijn opgehaald. Met een druk op de knop start je vanuit dit dashboard een handmatige import.

Meerdere bronsystemen configureren in HelloID

Daarnaast kan je vanuit het Provisioning-dashboard eenvoudig de configuratie van de bronsystemen waarmee HelloID is verbonden beheren. Denk hierbij aan de wijze waarop je namen wilt weergegeven, maar ook aan op maat gemaakte velden waarover je zo meer leest.

Op maat gemaakte velden

We gaven eerder al aan dat sommige organisaties gebruik maken van op maat gemaakte HR-systemen. Maar de gegevens die standaardsystemen opslaan en de velden die zij hiervoor gebruiken variëren eveneens. HelloID biedt een robuuste reeks velden die veruit de meeste gegevens uit je HR-systeem ondersteunen.

Wil je gegevens opslaan in HelloID waarvoor geen standaardveld beschikbaar is? Dan biedt de Provisioning-module de mogelijkheid tot het zelf aanmaken van velden. Zo kan je alle benodigde gegevens gerelateerd aan personen en contracten in HelloID opslaan. Want ook al maakt je buurman gebruik van dezelfde HR-leverancier, je hebt niet hetzelfde HR-systeem. Organisaties voegen vaak zelf vrije velden toe om vast te leggen of iemand bijvoorbeeld BHV’er is, in de OR zit, of misschien een pasje nodig heeft.

Uit welk systeem je welke gegevens in een specifiek veld inlaadt bepaal je zelf. Je past hiervoor de configuratie aan van het bronsysteem dat aan HelloID is gekoppeld. De tool ‘Map additional field’ in het Provisioning-dashboard helpt je hierbij op weg en leidt je door het proces.

Zodra je de benodigde gegevens hebt opgehaald en ingeladen in je op maat gemaakte velden, kan je deze gegevens doorzetten naar het doelsysteem. Denk hierbij aan on-premises Microsoft Active Directory (AD) en het cloudgebaseerde Microsoft Azure AD, maar ook aan al je andere doelsystemen via de target connectoren.

Aan de slag

Hoe je het bronsysteem het beste kunt configureren voor jouw organisatie hangt af van het HR-systeem waarvan jij gebruik maakt. In onze documentatie helpen je hiermee op weg. Ook staan onze experts klaar om je op weg te helpen met het importeren van HR-gegevens. Neem contact met ons op voor meer informatie!

foto maikel baars

Geschreven door:
Maikel Baars

Als Account Manager heeft Maikel Baars klanten geholpen bij het behalen van hun doelstellingen en geadviseerd bij eventuele uitdagingen. Tegenwoordig is hij als Marketing Manager verantwoordelijk voor alle marketinguitingen van Tools4ever Nederland. Maikel studeerde Commerciële Economie aan de Hogeschool van Amsterdam en behaalde zijn MBA bij Nyenrode.

Anderen bekeken ook

Waarom heb je een IAM-oplossing nodig?

29 augustus 2022

Hoe een Service Automation-oplossing je organisatie helpt

31 oktober 2022

Hoe een User Provisioning-oplossing je organisatie helpt

27 september 2022