IFS Ultimo

• Doel

De IFS Ultimo target connector maakt het mogelijk IFS Ultimo via HelloID aan diverse bronsystemen te koppelen. Zo til je onder meer het beheer van toegangsrechten en gebruikersaccount naar een hoger niveau. De koppeling automatiseert deze processen in IFS Ultimo in belangrijke mate, waarbij de gegevens uit je bronsystemen leidend zijn. In dit artikel lees je meer over deze koppeling en de mogelijkheden.

• IT-beheer en beveiliging

Wat is IFS Ultimo

De Enterprise Asset Management (EAM)-software IFS Ultimo helpt organisaties bij het beheer van fysieke assets. De oplossing stelt klanten in onder meer de zorg, logistiek en industrie in staat de samenwerking tussen teams, productiviteit en beschikbaarheid van assets naar een hoger niveau te tillen. Tegelijkertijd helpt IFS Ultimo bij het beheersen van de kosten en borgen van zowel de gezondheid als veiligheid. De Software-as-a-Service (SaaS)-oplossing is toegankelijk via de cloud, waardoor gebruikers geen omkijken hebben naar de onderliggende infrastructuur. Ultimo is sinds 2022 onderdeel van IFS en heet sindsdien IFS Ultimo.

Waarom is IFS Ultimo koppeling handig?

Voor een optimale productiviteit wil je dat medewerkers altijd toegang hebben tot de juiste accounts, systemen en data. Tegelijkertijd wil je met het oog op de veiligheid het beheer van autorisaties en gebruikersaccounts op orde hebben, zodat gebruikers nooit over onnodige toegangsrechten beschikken. Het koppelen van IFS Ultimo aan je bronsystemen via HelloID biedt uitkomst. De koppeling voorkomt menselijke fouten, verhoogt de efficiëntie en zorgt voor een optimale productiviteit van medewerkers.

De IFS Ultimo connector maakt een koppeling met veelvoorkomende systemen mogelijk, zoals:

• Entra ID
• AFAS

Verdere details over de koppeling met deze bronsystemen zijn te vinden verderop in het artikel.

HelloID voor IFS Ultimo helpt je met

Sneller accounts aanmaken: De koppeling tussen HelloID en IFS Ultimo versnelt het aanmaken van accounts in Ultimo. Voeg je een nieuwe gebruiker toe aan een bronsysteem? Dan kan je de Identity & Access Management (IAM)-oplossing automatisch in IFS Ultimo het benodigde account laten aanmaken. Dit vergroot de snelheid waarmee je nieuwe gebruikers kunt provisioneren en zorgt dat nieuwe medewerkers sneller aan de slag zijn.

Foutloos accountbeheer: De integratie tilt het beheer van gebruikersaccounts naar een hoger niveau. Belangrijk, want veel organisaties gaan hiermee in de praktijk de fout in. Zo beschikken gebruikers enerzijds vaak over onnodige autorisaties en blijven accounts van oud-medewerkers na hun vertrek in sommige gevallen onbedoeld toegankelijk. Anderzijds beschikken werknemers lang niet altijd over de rechten die zij nodig hebben om optimaal productief te zijn, wat onnodige kosten met zich meebrengt. De integratie van HelloID en IFS Ultimo biedt je de zekerheid van foutloos accountbeheer.

Verbeterde serviceniveaus en beveiliging: Het adequaat beheren van accounts en autorisaties speelt ook een cruciale rol in de digitale veiligheid van je organisaties en assets. Zo kunnen ‘vergeten’ accounts aanvallers in de kaart spelen en voor hen een toegangspunt tot je bedrijfssystemen vormen. Over hoe meer autorisaties een account beschikt, hoe verder een aanvaller zich over je netwerk kan verspreiden en hoe meer schade kan worden aangericht. Tegelijkertijd tilt de integratie van HelloID en IFS Ultimo je serviceniveau naar een hoger niveau. Zo kan je medewerkers sneller helpen en ondersteunen, beschikken gebruikers sneller over de benodigde autorisaties en accounts, en ben je minder tijd kwijt aan het corrigeren van vermijdbare fouten.

Hoe HelloID integreert met IFS Ultimo

Het is mogelijk IFS Ultimo als doelsysteem te koppelen aan HelloID. In dit geval integreert HelloID via REST webservices met IFS Ultimo. Dit maakt onder meer het aanmaken en beheren van Ultimo accounts mogelijk. Met de HelloID IFS Ultimo connector vergroten organisaties de efficiëntie en effectiviteit van het beheer van hun IT-omgeving. Zo besparen zij zowel tijd als kosten, en tillen zij hun algehele dienstverlening naar een hoger niveau.

Let op: IFS Ultimo maakt onderscheid tussen gebruikers en werknemers. Voor IFS Ultimo zijn daarom twee connectors beschikbaar. De IFS Ultimo Target Connector User (HelloID-Conn-Prov-Target-Ultimo-User) is gericht op het provisioneren van gebruikersaccounts. Voor de provisioning van een medewerker is een losse connector beschikbaar: de IFS Ultimo Target Connector Employee (HelloID-Conn-Prov-Target-Ultimo-Employee).

Wijziging in bronsysteem	Procedure in IFS Ultimo
Nieuwe medewerker	Indien een nieuwe medewerker in dienst treedt, wil je deze werknemer zo snel mogelijk aan de slag helpen. Dit vraagt onder meer om de juiste accounts. Dankzij de integratie kan HelloID automatisch een gebruikersaccount aanmaken in IFS Ultimo, zonder dat je hiernaar omkijken hebt. Indien gewenst werkt HelloID ook direct het personeelsnummer bij.
Andere functie medewerker	Indien de functie van een medewerker wijzigt, kan dit ook van invloed zijn op toegang tot IFS Ultimo die deze gebruiker nodig heeft. Dankzij de koppeling verwerk je de functiewijziging direct in de autorisaties die je via HelloID in IFS Ultimo toekent.
Medewerker treedt uit dienst	HelloID deactiveert automatisch het gebruikersaccount in IFS Ultimo en informeert betrokken medewerker hierover. Na verloop van tijd verwijdert HelloID automatisch het IFS Ultimo-account van de oud-medewerker.

IFS Ultimo via HelloID koppelen met systemen

HelloID maakt het integreren van diverse andere systemen met IFS Ultimo mogelijk. Zo kan je onder meer diverse bronsystemen aan IFS Ultimo koppelen. De integraties tillen het beheer van gebruikers en autorisaties naar een hoger niveau. Enkele veelvoorkomende integraties zijn:

Microsoft Entra ID – IFS Ultimo koppeling: Deze koppeling houdt Microsoft Entra ID – voorheen beschikbaar als Azure Active Directory – en Ultimo volledig in sync met het oog op Single Sign-On (SSO). Dankzij SSO krijgen gebruikers door één keer in te loggen toegang alle diensten en applicaties waarop zij vertrouwen. Zij kunnen hierdoor sneller aan de slag en zijn productiever. Tegelijkertijd versterk je de beveiliging van je organisatie en vereenvoudig je het beheer van gebruikersaccounts en autorisaties.

AFAS – IFS Ultimo koppeling: De koppeling tussen AFAS en IFS Ultimo maakt verregaande automatisering mogelijk bij het provisioneren van accounts. Maak je bijvoorbeeld een nieuw account aan in AFAS? Dan detecteert HelloID deze wijziging en kan indien gewenst in IFS Ultimo een account aanmaken en dit account lid maken van een Ultimo-groep. Zo verzeker je je van een soepel en efficiënt proces.

HelloID ondersteunt ruim 200 connectoren. We bieden dan ook een breed scala aan integratiemogelijkheden tussen Ultimo en andere bron- en doelsystemen. We breiden ons aanbod aan connectoren en integraties continu uit, waardoor je met alle populaire systemen kunt integreren.