2015, een nieuw jaar. Ook een jaar waarin bestaande contracten met IT-leveranciers aflopen en organisaties moeten kijken of hun huidige systeem nog bij hun ambitie past of dat er toch een vervangend systeem moet komen.

Binnen de markt van HR-systemen is het zeer gebruikelijk dat meerjarige contracten worden afgesloten. Wanneer deze contracten aflopen staan organisaties voor een belangrijke keus. Want anders dan een aantal jaar geleden, kunnen organisaties nu kiezen tussen een traditioneel on-premises HR-pakket of een cloud versie. De voor- en nadelen van de twee vormen kennen we inmiddels wel, maar waar vaak minder rekening mee wordt gehouden is het gebruik van informatie uit het HR-pakket voor het beheer van identiteiten in het netwerk.

Impact gebruikersbeheer
Wanneer een HR-pakket on-premises staat, is het voor de gelauwerde systeembeheerders eenvoudig om informatie uit het HR-systeem te halen en te gebruiken voor gebruikersbeheer. Op basis van deze informatie wordt een gebruikersaccount aangemaakt met bijbehorende rechten op mappen en applicaties. Bij de keuze voor een hosted omgeving is het helaas niet zo eenvoudig. Wanneer het HR-systeem in de cloud staat, worden organisaties afhankelijk van de HR-leverancier om dit soort informatie aan te leveren, bijvoorbeeld met behulp van een te bouwen rapportage module. Het nadeel hiervan is dat de rapportage vervolgens (vaak handmatig) overgenomen moet worden om gebruikersaccounts aan te maken.

Auto user provisioning
Om niet afhankelijk te hoeven zijn van een HR-leverancier of gegenereerde rapportages is het ook mogelijk om een oplossing voor auto provisioning in te zetten. Daarbij wordt gebruikgemaakt van gecertificeerde koppelingen met zowel on-premises als cloud versies van diverse HR-pakketten. Door gebruik te maken van zo’n koppeling maakt het voor het gebruikersbeheer niet uit welk HR-pakket wordt ingezet en of dit on-premises of in de cloud is.

Koppelingen HR-systemen
Met behulp van de koppeling haalt de software automatisch de benodigde informatie uit het HR-pakket, zoals NAW-gegevens, functie, kostenplaats en verantwoordelijke manager, en maakt vervolgens automatisch een gebruikersaccount aan voor een nieuwe medewerker. De medewerker is daardoor direct productief en systeembeheer wordt ontlast met dit soort taken. En doordat er koppelingen zijn met bijna alle HR-pakketten, zoals Beaufort, AFAS, SAP, Unit4 en Youforce, blijft dit proces gewoon bestaan als er een nieuwe HR-leverancier wordt gekozen. En dankzij de overstapgarantie van Tools4ever kan dat zonder extra licentiekosten!

Meer weten over de overstapgarantie? Neem contact met ons op.