Vanuit huis kun je al veel zaken zelf regelen, zoals bankzaken of een verzekering afsluiten. Om kosten te reduceren en de efficiëntie te vergroten worden deze vormen van self-service steeds vaker toegepast binnen organisaties. Hieronder noem ik drie recente ontwikkelingen op het gebied van enterprise self-service.

1. E-HRM
Steeds meer leveranciers bieden oplossingen waarmee medewerkers in een self-service portal hun HR-zaken kunnen regelen. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld via hun smartphone vrije dagen inplannen of zich ziek melden en managers kunnen zelf nieuwe medewerkers opvoeren in het HR-systeem. Een groot deel van de personeelsadministratie kan zo door de organisatie zelf afgehandeld worden in plaats van door de HR-afdeling.

2. Autorisatiebeheer
Met Identity & Access Management software is het mogelijk om naast personeelsadministratie self-service voor het beheren van autorisaties binnen de organisatie uit te rollen. Hiermee kunnen medewerkers zelf via een webportal bijvoorbeeld toegang tot applicaties, netwerkshares en mailboxen aanvragen, zonder dat daarbij de ICT-afdeling wordt benaderd. Aanvragen worden automatisch naar diegene gestuurd die goedkeuring moet geven. En na goedkeuring zorgt de software ervoor dat de aanvraag direct wordt verwerkt in het netwerk. Het is ook mogelijk dat de aangevraagde autorisatie direct toegekend wordt en dat de medewerker sowieso voor een korte periode extra rechten krijgt. Vervolgens ontvangt de manager een bevestiging ervan met de mogelijkheid om de extra verkregen rechten weer af te nemen.

3. True self-service
Om volledige (true) self-service aan te kunnen bieden is het nodig om te werken met een overkoepelend systeem, een Identity Vault. In de Identity Vault wordt de informatie uit verschillende deelsystemen (zoals HR, facilitair en autorisaties) met elkaar gecombineerd en gesynchroniseerd. Hierdoor kunnen er verbanden gelegd worden tussen de functie van een medewerker en de applicaties die nodig zijn om deze functie te kunnen uitvoeren. Nieuwe medewerkers krijgen de rechten die nodig zijn en nooit te veel. En van medewerkers die de organisatie verlaten is zichtbaar welke items (bijvoorbeeld een telefoon of laptop) zij in hun bezit hebben en ingeleverd moeten worden. Vele taken kunnen op deze manier automatisch en zelfstandig door de organisatie geregeld worden zonder tussenkomst van de verschillende afdelingen.

Stap voor stap
Binnen uw organisatie kunt u stapsgewijs self-service implementeren, van e-hrm naar volledige self-service. De voordelen zijn direct merkbaar voor uw organisatie.