}

3 tips voor het inrichten en onderhouden van een ELO

Bij de introductie van een elektronische leeromgeving (ELO) wordt er veel tijd, aandacht, energie en geld geïnvesteerd aan de inrichting ervan. Zo moet de ICT-afdeling voor de inrichting veel moeite doen om de benodigde informatie (bv. overzicht leerlingen roosters, etc.) uit de organisatie te krijgen en dient er veel aandacht besteedt te worden aan het verlenen van toegang aan gebruikers (onderwijzers, leerlingen en ouders/verzorgers) tot de juiste content. Onderwijskundigen en de IT-afdelingen hebben verschillende belangen die in strijd met elkaar zijn. IT wil automatiseren terwijl de onderwijskundigen flexibel willen zijn. Het is belangrijk om met het inrichten van de ELO een brug te slaan tussen de onderwijskundigen en IT-afdeling.

Voor het eenvoudig inrichten en onderhouden van een ELO zonder kwaliteitsverlies geven wij drie tips:

1. Bepaal de hiërarchie

Het eerste dat bepaald moet worden is de hiërarchie die binnen de ELO wordt gebruikt. Denk hier vooraf goed over na. Een te specifieke hiërarchie resulteert in veel onderhoud, terwijl met een hiërarchie die niet specifiek genoeg is de ELO-omgeving niet optimaal wordt benut.

Een best practice inrichting van de hiërarchie die veel wordt toegepast is: vestiging / locatie, type gebruiker (personeel, leerling, ouder), jaar, klas, lesgroep, les.

2. Automatiseer gebruikersbeheer

Er zijn 3 type gebruikers te onderscheiden binnen de ELO: het personeel (OP en OOP), de leerling en de ouders. Voor het personeel en de leerlingen geldt een user lifecycle van 4 fases:

  • Aanmaken user account. Aanmaken van een technisch account voor gebruikers, zodat zij toegang hebben tot de elektronische leeromgeving (creëren van een digitale identiteit binnen de applicatie);
  • Verrijken van informatie en de identiteit. Het verkrijgen van de juiste hiërarchie en rechten binnen de ELO. De oorsprong van deze informatie is vaak te herleiden uit omliggende systemen (HR, SIS, rooster, exchange/Office 365/Gmail, Active Directory (AD));
  • Wijzigingen informatie, bijvoorbeeld een naamswijziging, wijziging in opleiding of profiel;
  • Ontmantelen user account. Het disablen van het user account en het inleveren van de resources, zoals een toegangspasje).

Wanneer het gebruikersbeheer handmatig wordt gedaan is het van belang dat de ICT afdeling tijdig de juiste informatie verkrijgt van andere afdelingen. Met name voor personeel en leerlingen is het belangrijk dat deze informatie altijd juist is omdat zij bij de juiste lesmaterialen moeten kunnen komen.

Het gebruikersbeheer kan vereenvoudig worden door middel van geautomatiseerd user provisioning. Hierbij wordt er voor één leidend systeem gekozen en de andere systemen kunnen automatisch gesynchroniseerd worden. Dit zorgt ervoor dat alle gegevens van de gebruiker altijd up-to-date zijn, dat er geen vervuiling is en dat de gebruiker bij de juiste lesmaterialen kan.

Ouders krijgen vaak per kind en per portaal (bijvoorbeeld SIS, ELO, intranet / sharepoint) inloggegevens. Wanneer een ouder één kind op school heeft is dit nog te onthouden, maar met meerdere kinderen hebben ouders te veel inloggegevens. Dit kan voorkomen worden door deze inloggegevens te synchroniseren zodat ze overal gelijk voor zijn. Hierdoor heeft iedere gebruiker één unieke identiteit in plaats van meerdere.

Daarnaast moet worden voorkomen dat de helpdesk de hele dag bezig is met het afhandelen van wachtwoord reset aanvragen. Met een wachtwoord reset tool is het mogelijk dat elke gebruiker op elk moment en elke plek zijn of haar wachtwoord kan resetten.

3. Contentbeheer

Door verkeerde of niet up-to-date informatie kunnen leerlingen de verkeerde toegang hebben en wordt het leerproces belemmerd. Door het juist inrichten van de hiërarchie met bijbehorende attributen is het mogelijk om Single Sign On te ondersteunen naar betaalde uitgevers zoals Kennisnet, Surf en Teleblik. Dit vereenvoudigt voor leerlingen het proces om de juiste lesmaterialen tot hun beschikking te krijgen.

Optimaal leerproces

Door de ELO goed in te richten en automatische gebruikersbeheer toe te passen wordt de ELO optimaal ingezet en ondersteunt het de uniekheid en identiteit van de school. Zo sluit de ervaring van de leerling in het leerproces maximaal aan bij de behoefte.

Voorkom fraude met cijfers en absentie eenvoudig

De afgelopen jaren zijn er verschillende incidenten geweest met het wijzigingen van cijfers en absentie door leerlingen. Kortgeleden was het incident op het Barleaus Gymansium waarbij leerlingen het wachtwoord van de conrector hebben afgekeken en vervolgens een jaar lang cijfers en absentie hebben bewerkt. In 2011 was er een vergelijkbaar incident waarbij leerlingen cijfers hadden aangepast en hier zelfs voor betaald werden. Leerlingen hebben hier wachtwoorden gezien via de beamer doordat docenten deze op de verkeerde plek invulden. Ook in België komt dit regelmatig voor. Het televisieprogramma Telefacs van 21 oktober 2014 gaat in een reportage in op het wijzigen van cijfers en absentie.

Lees meer

Categorieën

single logon, strong authentication, two factor authentication, wachtwoord complexiteit, wachtwoord synchronisatie, wachtwoordbeleid

IT als primaire arbeidsvoorwaarde

Als nieuwe medewerker wil je graag direct aan de slag kunnen bij je nieuwe werkgever. Vaak blijkt dat niet mogelijk, doordat je resources mist, bijvoorbeeld een telefoon, of geen toegang hebt tot de juiste applicaties. Het gat tussen de IT-afdeling en HR is te groot. Hierdoor weet IT niet op tijd wat er nodig is voor een medewerker. Dit kan opgelost worden door de afdelingen direct naast elkaar te zetten binnen de organisatie of de technologie te verbeteren. HR en IT moeten zorgen voor een geoptimaliseerde werkproces.

Lees meer

Active Directory, koppeling, resources, scenario's, self-service, single sign on, sso, webformulieren

Het loginproces en Het Nieuwe Werken

Veel gemeentes hebben al een flinke slag geslagen met het Nieuwe Werken, door bijvoorbeeld het introduceren van flexplekken en cloudsystemen. Het inlogproces daarentegen verloopt nog niet efficiënt. Frontdesk medewerkers bij gemeentes moeten dagelijks meerdere keren inloggen bij diverse applicaties en misschien ook vanaf meerdere werkplekken door de komst van flex plekken. Met name de verschillende Key2-applicaties (bijvoorbeeld Key2burgerzaken) worden veelvuldig geraadpleegd. Voor de verschillende applicaties moet een medewerker steeds een andere gebruikersnaam en wachtwoord invoeren. Het inlogproces voor de frontdesk medewerkers wordt daardoor omslachtig, maar ook onveilig. Denk aan briefjes met wachtwoorden onder het toetsenbord of het uitwisselen van wachtwoorden.

Lees meer

Categorieën

fysieke toegang, gemeente, key2-applicaties, logistieke toegang, sso, single sign on, toegangspas

Tijdelijk autorisaties overdragen

Er is een aantal situaties waarin het handig kan zijn om tijdelijk autorisaties over te dragen aan een collega. Bijvoorbeeld bij ziekte, vakantie of als een medewerker onverwacht op een andere locatie moet werken. Wanneer een collega invalt voor een zieke collega of op een andere locatie heeft deze medewerker vaak andere toegangsrechten nodig. Doordat dit gebeurt op onverwachte momenten en ook buiten kantooruren is het mogelijk dat de ICT-afdeling niet tijdig de juiste autorisaties kan verzorgen. Om toch te kunnen werken, wisselen medewerkers hun accounts gegevens onderling uit. Dit zorgt voor een security risico.

Lees meer

Categorieën

autorisaties, self-service, tijdelijk, tools4ever, umra, user management

Kantoorautomatisering uitbesteden of intern oplossen?

Uitbesteden van de kantoorautomatisering naar een externe partij lijkt goedkoper en eenvoudiger dan een medewerker intern op te leiden. Echter, dit blijkt in de werkelijkheid tegen te vallen. De externe partij krijgt betaald per ticket en de doorlooptijd voor het uitvoeren van wijzigingen is lang, waardoor het uitbesteden van de kantoorautomatisering uiteindelijk een vrij kostbare oplossing is. Met UMRA is het mogelijk om deze taken eenvoudig te laten uitvoeren door eerstelijns helpdesk medewerkers.

Lees meer

Categorieën

helpdesk delegatie, kantoorautomatisering, user provisioning